A prefeitura de Mandaguaçu (PR) revolucionou processos e serviços ofertados aos cidadãos aplicando uma ampla transformação digital em sua administração. Em parceria com a 1Doc – maior GovTech do Brasil e empresa líder em trabalhos com atendimento, processos, comunicação e gestão documental para órgãos públicos –, o órgão ampliou a eficiência, a segurança e a transparência de sua gestão, economizando mais de R$ 2 milhões desde a implantação das soluções digitais. Além de melhorar a governança e diminuir os impactos ambientais com a redução do uso de papel, tal valor foi revertido para o caixa público e direcionado para a realização de outros projetos.
Atualmente, todo o fluxo de trabalho interno, como processos licitatórios, empenhos, pagamentos, solicitação de alvarás e certidões, além de aprovação de projetos de engenharia, funcionam de forma 100% digital e com rastreabilidade de ponta a ponta. A prefeitura conta também com 177 usuários cadastrados na plataforma, totalmente dedicados e engajados com o propósito da 1Doc: simplificar e ser eficiente. Como resultado, em apenas 3 anos de implantação, já foram emitidos mais de 330 mil documentos online e economizados mais de R$ 2 milhões. Destes documentos, 86 mil foram despachados em 2022, facilitando o dia a dia dos servidores e dos cidadãos, que agora podem contar com processos menos burocráticos e rápidos. Neste mesmo ano, mais de 9 mil assinaturas digitais já foram geradas.
“A implantação da plataforma 1Doc representa um momento ímpar na história da prefeitura de Mandaguaçu. Essa parceria está sendo a responsável pela eliminação quase que absoluta do trânsito de documentos físicos, além de promover a mudança de cultura dos servidores públicos da administração. Até mesmo os mais antigos colaboradores admitem que foi a melhor solução para aumentar a eficiência e a segurança na comunicação entre secretarias e contribuintes", afirma João Renato, Secretário Municipal de Planejamento Urbano e Inovação da Prefeitura Municipal de Mandaguaçu.
Para dar continuidade ao processo iniciado há 3 anos atrás, recentemente, a gestão municipal, com o apoio da 1Doc, realizou um treinamento de reciclagem e apresentação de novas funcionalidades e recursos da plataforma para os usuários, especialmente àqueles já consolidados há anos.
Benefícios da digitalização de processos na administração pública
A iniciativa de digitalizar os processos burocráticos das gestões públicas surgiu em meio à necessidade de solucionar a morosidade das tratativas, diminuir as longas filas de espera e melhorar a organização de dados e processos. Com a plataforma da 1Doc, o objetivo é expandir o acesso à população e garantir direitos civis e políticas mais consistentes na prestação de serviços públicos.
"A digitalização desses serviços e a implementação da gestão de documentos em nuvem, com extinção do uso de papel na administração pública, é uma proposta que gera uma redução extremamente significativa no tempo de resposta e também dos processos internos. Isso aumenta a eficiência e transparência, o alcance e o aprimoramento da qualidade dos serviços prestados ao cidadão. Também promove economia de recursos humanos, financeiros e ambientais, reduzindo gastos com impressões que chegam a milhares de reais ao ano. Valor este que pode ser revertido e aplicado em outros setores que necessitam de investimento", explica Jaison Niehues, fundador da 1Doc.
A 1Doc é uma empresa da Softplan de processos, atendimento, comunicação e gestão documental, que está presente em todos os estados do Brasil e beneficia 1 a cada 4 brasileiros com sua solução. Por meio de um sistema inteligente que simplifica o dia a dia de trabalho, cria estratégias e oferece mecanismos para ajudar as pessoas a organizarem o seu trabalho, se comunicarem melhor e atender demandas com eficiência, transparência e engajamento.
