28/07/2020 às 12h04min - Atualizada em 02/08/2020 às 00h00min

Pandemia e gerenciamento eletrônico de documentos e impressão

O fato de essa transformação digital também afetar funções, trabalhos e serviços é justamente o que pode contribuir para o bem-estar dos colaboradores

DINO

A mudança estrutural nas organizações feita a partir do uso intensivo da tecnologia para desburocratizar, agilizar processos e melhorar o desempenho para se obter resultados melhores também pode contribuir para a preservação da saúde dos funcionários, principalmente quando o novo coronavírus continua preocupando e assustando a população mundial. E, mesmo depois de a pandemia ter passado, é lícito supor que muitos dos procedimentos hoje adotados deverão permanecer.

O fato de essa transformação digital também afetar funções, trabalhos e serviços é justamente o que pode contribuir para o bem-estar dos colaboradores. Um dos aspectos dessa mudança é o gerenciamento eletrônico de impressão e documentos, ou seja, um meio de facilmente gerar, controlar, armazenar, compartilhar e recuperar informações existentes em documentos e outros papéis.

Além de trazer ganhos para a empresa que o adota, esse serviço tem como um dos efeitos mais imediatos evitar, ou ao menos reduzir, a remessa física de papéis importantes. Sem esse envio, retira-se das ruas uma pessoa para fazer esse serviço. No momento em que o distanciamento social é importante, a medida é significativa.

Com o gerenciamento eletrônico de documentos são criados fluxos de trabalhos personalizados. Devido à menor necessidade de se buscar documentos físicos, interna ou externamente, há ganho de tempo e de agilidade nos processos gerais dos departamentos. A digitalização de documentos também coloca no passado aqueles ambientes cheios de papéis empilhados, reduzindo a necessidade de aglomerar pessoas para manuseá-los.

Ao mesmo tempo, soluções como o uso de impressão em nuvem promovem agilidade e ganhos no desempenho, bem como diminuem o número de impressões desnecessárias, mantêm o sigilo de documentos confidenciais e geram relatórios personalizados.

Como se pode ver, a saúde da empresa também ganha com o gerenciamento digital de documentos. E o nível de segurança até aumenta, uma vez que outro aspecto do serviço é a possibilidade de se controlar as impressões, o que pode ser feito por usuário ou por departamentos. É mais um instrumento para otimizar recursos.

*Por Rodrigo Reis, diretor comercial e sócio da Reis Office

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