02/10/2020 às 11h45min - Atualizada em 04/10/2020 às 00h00min

Assinatura eletrônica auxilia em adaptação ao home office imposta por avanço da pandemia

Além da rápida adequação ao modelo de trabalho remoto, os benefícios da implementação da solução incluem a redução do tempo de fechamento de contratos de 45 dias para até 24 horas e a diminuição de custos financeiros em 60%

DINO

A implementação de soluções digitais tem sido crucial para empresas dos mais distintos ramos de negócios, que se viram obrigadas a operar a partir do isolamento social obrigatório imposto pelo avanço da pandemia da Covid-19. Dados do Instituto Brasileiro de Geografia e Estatística (IBGE) apontam que na primeira semana de julho cerca de 8,9 milhões de pessoas que trabalhavam de forma remota.

Este é o caso da Carestream Health, fornecedora mundial de sistemas de geração de imagens e tecnologias médicas, que adotou a solução de assinatura eletrônica da DocuSign, empresa líder em sistemas de acordos na nuvem.

Com abrangência nacional, o trabalho da Carestream passou a ser 100% home office por mais de quatro meses, desde o anúncio das medidas de quarentena, e o uso da ferramenta minimizou impactos e reduziu o tempo de tramitação de diversos tipos de documentos.

"Utilizar a plataforma da DocuSign nos permitiu ter agilidade, não apenas na assinatura de contratos, mas nas diversas tramitações, incluindo documentos do setor de recursos humanos, propostas de vendas de produtos e serviços etc.", conta Fernanda Santos, coordenadora de compras da Carestream.

Atualmente, a empresa – que iniciou a parceria com a DocuSign em 2019 – utiliza a solução digital em dez departamentos para contratos externos, como propostas, fechamento de vendas e processos de compras, e internos, para assinatura de notas fiscais e avisos de férias dos colaboradores. O uso da gestão de contratos no ambiente digital permitiu um maior controle, rastreabilidade e gerenciamento de documentos em todos os níveis da empresa.

Outros benefícios da implementação da ferramenta foram a automatização de processos, eliminação de burocracias e agilização do relacionamento junto a clientes e parceiros. A partir da iniciativa, 80% dos contratos da Carestream são fechados em até 24h e o restante em até 7 dias, além de reduzir o custo financeiro em processos de vendas e serviços em até 60%.

“Nossas equipes passaram a direcionar seus esforços para atividades mais estratégicas. Além disso, reduzimos a quantidade de lixo produzido, já que todo o processo passou a ser realizado on-line. Com a DocuSign, conseguimos mapear melhor o fluxo de contratos, a análise e a gestão dos documentos. E o tempo de fechamento dos acordos, que chegava até 45 dias foi reduzido para, no máximo, uma semana”, complementa a executiva.

Muito além da assinatura eletrônica: uma suíte completa de soluções para a gestão de contratos

Ao optar pela DocuSign, a empresa, que buscava um fornecedor deassinatura eletrônica, teve acesso a uma aplicação completa, disponível em ambiente digital, para o preparo, envio e coleta de assinaturas, além da gestão dos contratos – tudo armazenado na nuvem e com validade jurídica.

Com a suíte de soluções DocuSign Agreement Cloud, é possível transformar a maneira como se faz negócios por meio da assinatura eletrônica de documentos e contratos. A partir de mais de uma dúzia de aplicativos e-mails de 350 integrações, todo o processo que envolve a identificação e formalização de documentos fica armazenado em um só lugar, com acesso restrito as partes envolvidas.

“Nós fazemos parte de um grupo internacional e operamos no Brasil inteiro. Isso exige uma excelência no atendimento de nossos clientes, no relacionamento com parceiros e com a própria matriz. Porém, quando enviávamos contratos em papel, tínhamos que lidar com muita burocracia. Desde a produção e alteração do documento, o envio pelos correios, a coleta de assinaturas e o retorno e o reconhecimento da venda, todo o processo era muito custoso e gerava não apenas atrasos, mas estressava o relacionamento com o cliente”, explica Fernanda Santos.

Para o vice-presidente de vendas Latam da DocuSign, Gustavo Brant, a digitalização veio para ficar. “Muitos clientes me perguntam se o mercado voltará a operar como era antes e eu respondo que, atualmente, é impossível. As ferramentas digitais vieram para ficar e não haverá um retrocesso. As empresas já comprovam seu valor e sabem que se trata de uma questão competitiva. No nosso caso, o cliente tem uma segurança como processo que envolve a assinatura eletrônica, pois ele possui uma trilha de elementos comprobatórios que lhe dão validade jurídica e tranquilidade para que possam operar com muito mais agilidade”, completa o executivo.

Sobre a DocuSign

A DocuSign ajuda organizações a conectarem e automatizarem a maneira como preparam, assinam, agem e gerenciam contratos. Como parte do DocuSign Agreement Cloud, a companhia oferece a solução líder mundial de assinatura eletrônica, permitindo assinar documento sem praticamente qualquer dispositivo, de qualquer lugar com conexão e a qualquer momento. Atualmente, são mais de 560 mil clientes e centenas de milhões de usuários em mais de 180 países usando DocuSign para acelerar os processos de negócios e simplificar a vida das pessoas.

Para mais informações, visite www.docusign.com.br, ou siga@DocuSign no Twitter, LinkedIn, Facebook e Instagram.